7 полезных советов по работе с Google Drive
Сервис Google Drive можно использовать не только для работы с документами. Это мощный и при этом полностью бесплатный набор инструментов управления файлами, который позволяет синхронизировать их между разными устройствами, работать с ними в режиме офлайн, использовать для многих других задач. Предлагаем вашему вниманию полезные советы по работе с сервисом Google Drive.
1. История версий и режим редактирования
История версий документов, созданных в Google Drive, является одной из самых полезных его функций. Получить доступ к истории версий можно, выбрав соответствующий пункт в меню «Файл» (пункт «Просмотреть историю изменений»), либо воспользовавшись клавиатурной комбинацией Ctrl + Alt + G + Shift.
Ещё одна полезная функция, появившаяся в Google Drive совсем недавно, — функция под названием «Посоветовать правки». Она доступна в контекстном меню текстового документа. В этом случае правки будут отображаться также в виде комментариев на полях, а если человек-соредактор захочет их принять, ему будет достаточно просто согласиться, нажав кнопку с изображением «галочки».
2. Используйте расширения-дополнения (Add-On)
Существует большое количество дополнений, которые позволят расширить функционал сервиса работы с документами Google Drive. Получить к ним доступ можно с помощью пункта меню «Дополнения», в режиме редактирования документа выбрав пункт «Установить дополнения». Их существует очень много. Вот некоторые из них: Avery Label Merge – дополнение для импорта адресов из документа «Google Таблицы» в документ «Google Документ»,EasyBib — для создания библиографии и цитат, Gliffy для вставки диаграмм и блок-схем; Table of Contents для быстрого создания интерактивного содержания документа, которое можно использовать и для навигации.
3. Обратите внимание на приложения
Кроме дополнений для сервиса Google Drive существуют также и приложения – веб-сервисы, которые можно установить на Google Drive и использовать их. Найти их можно в Chrome Web Store, установив фильтр «Совместимые с Google Диском». Например, здесь можно найти приложения, которые позволят конвертировать файлы в любой формат, а также инструменты управления проектам на основе Google Drive, блокноты, редакторы изображений и многое другое.
4. Ссылки на создание документов в Google Drive
Если вы хотите быстро создать документ, таблицу, презентацию или рисунок в Google Drive, то стоит запомнить ссылку на создание нового документа. Такие ссылки имеют вид "http://drive.google.com/document/create" — достаточно просто заменить слово «document» названием соответствующего сервиса Google, например, spreadsheet для таблиц, presentation для презентаций, drawing для рисунка. Можно перетащить эти ссылки на панель закладок и сохранить их для использования в будущем.
Ещё один способ – запомнить клавиатурные комбинации. Shift + D используется для создания нового текстового документа, Shift + S для нового листа в таблице, а Shift + P для нового слайда презентации.
5. Используйте Google Drive как Dropbox
Dropbox — популярный сервис хранения файлов с удобными функциями синхронизации, благодаря чему при редактировании файла на одном устройстве все изменения будут доступы на всех устройствах, на которых установлен клиент Dropbox. Кроме того, вы можете получить доступ к файлам через веб-интерфейс или через мобильные приложения. Google Drive делает ровно то же самое, он работает с любым документом.
Получить доступ к редактированию файла можно, просто щёлкнув по нему дважды мышью. При этом будет запущен онлайн-редактор в браузере. А после установки клиента для работы с Google Drive сервис можно использовать как облачный ресурс и работать с файлами с помощью традиционных приложений, например, обрабатывать текстовые документы с помощью Microsoft Word. Конечно, синхронизация изменений тоже будет происходить в фоновом автоматическом режиме.
Если количество документов, размещённых на Google Drive, большое, то, возможно, стоит задуматься о покупке дополнительного дискового пространства. Бесплатно пользователи сервиса получают 15 Гб, а следующие 100 Гб можно купить всего за $1.99 в месяц. Дополнительный терабайт обойдется в $10 в месяц.
6. Офлайн-доступ к файлам
Как правило, доступ к файлам, хранящимся на Google Drive, осуществляется в режиме онлайн, то есть когда браузер подключается к интернету. Чтобы получить офлайн-доступ к файлам, сохранённым в Google Drive, достаточно установить приложение Google Drive Web для браузера Chrome. В результате работать с файлами можно будет также при отсутствии интернет-соединения. Файл в онлайне обновится при первом же соединении. Однако синхронизация с компьютерами с установленным клиентом Google Drive автоматически не произойдет, если на каждом из этих устройств не установлено приложение Google Drive Web.
7. Используйте Google Drive как Evernote
Evernote является лучшим интернет-хранилищем для всех заметок и ссылок. Однако аналогичным образом можно использовать и Google Drive (и это обойдётся гораздо дешевле). Для этого нужно установить дополнение Save to Google Drive, которое во многом аналогично сервису Evernote Web Clipper. Однако это дополнение не позволит сохранить текстовый фрагмент в исходном виде – оно сохранит выделенный фрагмент как файл PNG либо в виде документа Google (с выключенным форматированием).
